Privaatsustingimused tööle kandideerijatele

1.      Mõisted

1.1.  Alljärgnevaid termineid kasutatakse käesolevates Privaatsustingimustes toodud tähenduses:
1.1.1.    Kandidaat on Ettevõttesse tööle kandideeriv isik;
1.1.2.    Isikuandmed on igasugune teave tuvastatud või tuvastatava Kandidaadi kohta;
1.1.3.    Andmekaitsemäärus – Euroopa Parlamendi ja nõukogu 27. aprilli 2016. aasta määrus (EL) 2016/679 füüsiliste isikute kaitse kohta isikuandmete töötlemisel ja selliste andmete vaba liikumise ning direktiivi 95/46/EÜ kehtetuks tunnistamise kohta;
1.1.4.    Kolmas isik on iga isik, kes ei ole Kandidaat ise, Ettevõte, Ettevõtte töötaja või Volitatud töötleja;
1.1.5.    Privaatsustingimused – käesolevad Privaatsustingimused Tööle Kandideerijatele nende Isikuandmete Töötlemise osas;
1.1.6.    Ettevõte on avaldatud tööpakkumises näidatud Veho Baltics Gruppi kuuluv ettevõte, kes töötajat otsib;
1.1.7.     Veho Baltics Grupp on Veho Baltics OÜ, Veho AS, Silwi Autoehituse AS ja muud juriidilised isikud, milles Veho Baltics OÜ omab otseselt või tütarettevõtte kaudu üle 50% vastava juriidilise isiku aktsiatest või osadest;
1.1.8.    Töötlemine on igasugune Isikuandmetega tehtav toiming (sh kogumine, salvestamine, säilitamine, muutmine, süstematiseerimine, ligipääsu andmine, kasutamine, päringute tegemine, edastamine, kustutamine jne), sõltumata toimingu teostamise viisist või kasutatavatest vahenditest;
1.1.9.    Volitatud töötlejad on teenusepakkujad (nii füüsilised kui juriidilised isikud), kes töötlevad Isikuandmeid Vastutava töötleja nimel;
1.1.10.  Vastutav töötleja on Ettevõte, kes määrab kindlaks Isikuandmete Töötlemise eesmärgid ja vahendid. Juhul, kui Ettevõte määrab vastavalt Privaatsustingimuste punktis 11 toodule Isikuandmete Töötlemise eesmärgid ja vahendid kindlaks koos Veho Baltics OÜ-ga, siis on nii Ettevõte kui Veho Baltics OÜ käsitletavad Kaasvastutavate töötlejatena.

2.      Üldpõhimõtted

2.1.  Värbamisprotsessi läbi viies Ettevõte kogub ja töötleb Kandidaatide Isikuandmeid, et hinnata Kandidaatide sobivust Ettevõtte pakutavale ametikohale. Ettevõte hindab Kandidaatide privaatsust kõrgelt ja on pühendunud Isikuandmete kaitsmisele. Isikuandmete Töötlemine Ettevõttes toimub kooskõlas Andmekaitsemäärusega ja kehtivate õigusaktidega ja eesmärgiga kaitsta Kandidaatide privaatsust Isikuandmete töötlemisel.
2.2.  Ettevõte tagab kohalduva õiguse raames Isikuandmete konfidentsiaalsuse ning rakendab asjakohaseid tehnilisi ja korralduslikke meetmeid Isikuandmete kaitsmiseks loata juurdepääsu, ebaseadusliku Töötlemise või avalikustamise, juhusliku kaotsimineku, muudatuste või hävitamise eest.
2.3.  Ettevõte võib Isikuandmete Töötlemiseks kasutada Volitatud töötlejaid. Sellistel juhtudel tagab Ettevõte, et Isikuandmete Töötlemine toimub Ettevõtte juhiste kohaselt ja kooskõlas kohalduva õigusega ning Volitatud töötlejad rakendavad nõuetekohaseid turvameetmeid.
2.4.  Käesolevate Privaatsustingimuste eesmärgiks on anda informatsiooni, kuidas Ettevõttes toimub Kandidaatide Isikuandmete Töötlemine. Käesolevad Privaatsustingimused annavad informatsiooni ka Kandidaatide õiguste kohta nende Isikuandmete Töötlemisel.

3.      Isikuandmete Töötlemise õiguslikud alused

3.1.  Kandidaadi Isikuandmeid Töödeldakse kokkuvõtlikult järgmistel õiguslikel alustel:
3.1.1.    õigusaktidest (nii riigisisene regulatsioon kui Euroopa Liidu õigusaktid) tulenevate juriidiliste kohustuste täitmiseks;
3.1.2.    töölepingu sõlmimisele eelnevate meetmete võtmiseks;
3.1.3.    Kandidaadi nõusoleku alusel vastavalt nõusolekus väljendatud piirides, ulatuses ja eesmärkidel – sellisel juhul küsib Ettevõte Kandidaadilt kohase nõusoleku;
3.1.4.    Ettevõtte Veho Baltics OÜ õigustatud huvide tarbeks või kaitsmiseks.

4.      Isikuandmete kategooriad

4.1.  Isikuandmete kategooriad, mida Ettevõte peamiselt, kuid mitte ainult, kogub ning mille Töötlemine toimub, on järgmised:
4.1.1.    ees- ja perekonnanimi;
4.1.2.    kontaktandmed (nt aadress, telefoninumber, e-posti aadress);
4.1.3.    sünniaeg;
4.1.4.    Kandidaadi foto, kui see on kandideerimisprotsessis nõutud või Kandidaadi poolt esitatud;
4.1.5.    sugu;
4.1.6.    andmed hariduskäigu ja haridusastme kohta;
4.1.7.    andmed varasema töökogemuse kohta (nt informatsioon, mis sisaldub elulookirjelduses või kaaskirjas);
4.1.8.    andmed Kandidaadi saavutuste ja iseloomuomaduste kohta (sh nt soovituskirjad varasematelt tööandjatelt);
4.1.9.    isiksuse või vaimse võimekuse testi tulemused (kui need on tehtud);
4.1.10.  suhtlusandmed (nt andmed, mida kogutakse e-posti teel suhtlemisel);
4.1.11.  muud elulookirjelduses (CV-s) näidatud või muul viisil Kandidaadi poolt Ettevõttele esitatud Isikuandmed.
4.2.  Üldjuhul kogub Ettevõte Isikuandmeid otse Kandidaatidelt ja värbamisportaalide kaudu. Vajaduse korral võib Ettevõte kasutada Kolmandaid isikuid või Volitatud töötlejate teenuseid Kandidaatide kohta Isikuandmete kogumiseks, näiteks värbamisagentuuride kaudu, Kandidaadi enda poolt (nt sotsiaalmeedias) või seaduse alusel internetis või muus avalikus allikas (nt avalikus registris) avalikustatud Isikuandmed või koguda Isikuandmeid mitteavalikest allikatest, eelkõige Kandidaadi soovitajatega ja tuttavatega kontakteerumiseks, et saada Kandidaadi töökohale sobivuse kohta olulist informatsiooni.

5.      Isikuandmete Töötlemise eesmärgid ja õiguslikud alused

5.1.  Ettevõte töötleb Kandidaatide Isikuandmeid peamiselt selleks, et:
5.1.1.          hinnata Kandidaadi sobivust Ettevõtte pakutavale ametikohale, mis põhineb: töölepingu sõlmimise eelsete meetmete rakendamisel; Ettevõtte õigustatud huvil Kandidaadi isikuomaduste ja võimete testimise puhul ja Isikuandmete Töötlemiseks Kandidaadi enda poolt või seaduse alusel avalikus allikas (nt avalikus registris) avalikustatud Isikuandmete osas, välja arvatud juhul, kui Kandidaadi huvi põhiõiguste ja -vabaduste kaitseks kaalub üles Ettevõtte õigustatud huvi Isikuandmete Töötlemiseks; Kandidaadi nõusolekul ja Ettevõtte õigustatud huvil mitteavalikest allikatest kogutava info puhul, eelkõige Kandidaadi soovitajatega ja tuttavatega kontakteerumiseks, et saada Kandidaadi töökohale sobivuse kohta olulist informatsiooni, juhul, kui Kandidaadi poolt esitatud elulookirjelduses (CV) vastavat infot ei ole märgitud;
5.1.2.          töölepingu koostamiseks, kui Kandidaadiga sõlmitakse tööleping, mis põhineb: töölepingu sõlmimise eelsete meetmete rakendamisel;
5.1.3.          Kandidaadi kontaktandmete sisestamiseks, säilitamiseks ja edasiseks Töötlemiseks Ettevõtte infosüsteemis Kandidaadi tulevase värbamise eesmärgil, mis põhineb: Kandidaadi nõusolekul;
5.1.4.          potentsiaalsete esitatavate nõuete ja vaidluste (eelkõige diskrimineerimisvaidluste) lahendamise eesmärgil, mis põhineb: juriidilise kohustuse täitmisel.

6.    Profiilianalüüs

6.1.  Profiilianalüüs on Isikuandmete automaatne Töötlemine, mida võidakse kasutada värbamisprotsessis intervjuude järgses etapis selleks, et hinnata Kandidaadi isikuomadusi, võimekust ja/või huvisid. Profiilianalüüsi võidakse kasutada Kandidaatide seast uute töötajate valimisel täiendava viisina Kandidaadi töökohale sobivuse hindamisel Kandidaadi isikuomaduste ja vaimse võimekuse testimise kaudu. Kandidaadi värbamisotsust ei tehta siiski ainult profiilianalüüsil põhineval automatiseeritud töötlusel, vaid lõpliku värbamisotsuse või eelselektsiooni osas teeb otsuse inimene. Profiilianalüüs põhineb Ettevõtte õigustatud huvil.

7.    Isikuandmete edastamine

7.1.  Ettevõte edastab Isikuandmeid järgmistele vastuvõtjatele:
7.1.1.    Veho Baltics OÜ personaliosakond, v.a juhul, kui Ettevõtteks, kes töötajat otsib, on Veho Baltics OÜ (vt selgituse osas punkti 11);
7.1.2.    Ettevõttesiseselt selleks volitatud töötajad. Ettevõtte töötajate arv, kellel on ligipääs Isikuandmetele, on piiratud. Ligipääs Isikuandmetele on antud vaid Ettevõtte töötajatele, kellel on vajalik töödelda Isikuandmeid kooskõlas punktis 5 toodud eesmärkidega. Vajaduse korral võib Ettevõte edastada Isikuandmeid Ettevõtte siseselt;
7.1.3.    Ettevõte võib edastada Kandidaadi Isikuandmeid Volitatud töötlejatele, kes osutavad Ettevõttele teenuseid (nt värbamisagentuur ja tööjõuvahendusportaal) või Töötlevad Isikuandmeid Kandidaatide sobivuse hindamiseks – nt testimise teenusepakkujad;
7.1.4.    ametiasutused (nt õiguskaitseorganid, kohtutäiturid, notaribürood, maksuhaldurid, järelevalveasutused ning rahapesu andmebürood) ulatuses, milles see tuleneb kehtivatest õigusaktidest.

8.    Töötlemise geograafiline piirkond

8.1.  Üldreeglina toimub Isikuandmete Töötlemine Euroopa Liidu/Euroopa Majanduspiirkonna (EL/EMP) piires ning kui peaks esinema vajadus seda teha, siis toimub edastus ainult eeldusel, et rakendatakse asjakohaseid kaitsemeetmeid. Asjakohased kaitsemeetmed on näiteks järgmised:
8.1.1.    väljaspool ELi/EMPi asuvas riigis, kus vastuvõtja asub, on piisav andmekaitse tase vastavalt Euroopa Komisjoni sellekohasele otsusele;
8.1.2.    kehtiva lepingu olemasolu, mis sisaldab ELi poolt välja töötatud lepingu tüüptingimusi või heakskiidetud toimimisjuhendeid, sertifitseerimisi ja muud sarnast, mis vastab Andmekaitsemäärusele;
8.1.3.    vastuvõtja on sertifitseeritud andmekaitseraamistiku Privacy Shield alusel (kohaldatakse Ameerika Ühendriikides asuvatele vastuvõtjatele).
8.2.  Asjakohaste kaitsemeetmete puudumisel on Ettevõttel õigus Isikuandmeid edastada väljapoole EL/EMPi olukordades, kus:
8.2.1.    Kandidaat on andnud selleks selgesõnalise ja kaitsemeetmete puudumisest teavitatud nõusoleku;
8.2.2.    see on vajalik Kandidaadi taotluse alusel võetavate Lepingueelsete meetmete rakendamiseks;
8.2.3.    see on vajalik, et Kandidaadi huvides sõlmida Ettevõtte ja muu füüsilise või juriidilise isiku vahel leping või seda lepingut täita;
8.2.4.    see on vajalik õigusnõuete koostamiseks, esitamiseks või kaitsmiseks;
8.2.5.    see on vajalik, et kaitsta Kandidaadi või muude isikute olulisi huve, kui Kandidaat on füüsiliselt või õiguslikult võimetu nõusolekut andma;
8.2.6.    edastamine tehakse registrist, mis liidu või liikmesriigi õiguse kohaselt on mõeldud avalikkuse teavitamiseks ja on tutvumiseks avatud kas laiemale avalikkusele või kõigile, kes suudavad tõendada õigustatud huvi, kuid ainult sellisel määral, nagu konkreetsel juhul on täidetud tutvumist käsitlevad tingimused, mis on liidu või liikmesriigi õigusega ette nähtud;
8.2.7.    edastamine ei ole korduv, puudutab ainult piiratud arvu Kandidaate, on vajalik, et kaitsta Ettevõtte õigustatud huve, mille suhtes Kandidaadi huvid, õigused või vabadused ei ole ülekaalus ning kui Ettevõte on hinnanud kõiki andmete edastamisega seotud asjaolusid ja kehtestanud selle hinnangu põhjal sobivad kaitsemeetmed isikuandmete kaitseks. Ettevõte teatab edastamisest järelevalveasutusele.
8.3.  Täpsema info saamiseks Isikuandmete edastamise kohta väljaspool ELi/EMPi võib Kandidaat pöörduda Ettevõtte poole.  

9.    Isikuandmete säilitamise perioodid

9.1.  Ettevõte ei Töötle Isikuandmeid kauem kui see on vajalik vastavate Isikuandmetega seonduvate eesmärkide täitmiseks, sh õigusaktides sätestatud andmete säilitamiskohustuse täitmiseks.
9.2.  Üldreeglina säilitatakse Kandidaatide Isikuandmeid kuni värbamisprotsessi lõpuni ja kustutatakse pärast värbamisprotsessist johtuvate võimalike nõuete seaduses sätestatud aegumise perioodi (eelkõige diskrimineerimisvaidluste puhul —  nõue aegub ühe aasta jooksul arvates päevast, millal kannatanud isik kahju tekkimisest teada sai või pidi teada saama), välja arvatud juhul, kui Kandidaat on andnud nõusoleku enda andmete Ettevõtte infosüsteemi sisestamiseks tulevase värbamise eesmärgil.
9.3.  Juhul, kui Kandidaat saadab oma cv ettevõtte personaliosakonnale sooviga jätta oma andmed tulevaste konkursside jaoks, siis säilitatakse vastav cv 1 (üks) aasta alates selle laekumisest.

10.  Kandidaadi õigused

10.1.     Kandidaadil on seoses tema Isikuandmete Töötlemisega alljärgnevad õigused:
10.1.1.  saada teavet tema Isikuandmete Töötlemise kohta ning õigus küsida Töödeldavatest Isikuandmetest koopiat (nt Töötlemise eesmärkide, Töödeldavate Isikuandmete kategooriate, Isikuandmete vastuvõtjate või vastuvõtjate kategooriate kohta, Isikuandmete säilitamise ajavahemiku kohta; kui Isikuandmeid ei koguta Kandidaadilt, siis olemasolev teave nende päritoluallika kohta);
10.1.2.  taotleda oma Isikuandmete parandamist, kui need on muutunud või muul põhjusel ebatäpsed;
10.1.3.  esitada vastuväiteid oma Isikuandmete Töötlemisele, kui Isikuandmete Töötlemine põhineb õigustatud huvil või profiilianalüüsil;
10.1.4.  taotleda oma Isikuandmete kustutamist, näiteks kui Ettevõttel puudub õigus selliseid andmeid Töödelda või kui Isikuandmete Töötlemine toimub tema nõusolekul ja ta on nõusoleku tagasi võtnud. Selline õigus ei kohaldu siis (või sellises ulatuses), kui Isikuandmete, mida palutakse kustutada, Töötlemine toimub lisaks ka teistel õiguslikel alustel, nt juriidiliste kohustuste täitmiseks;
10.1.5.  nõuda oma Isikuandmete Töötlemise piiramist, nt ajal, mil Ettevõte hindab, kas Kandidaadil on õigus oma Isikuandmete kustutamisele;
10.1.6.  saada oma Isikuandmed, mida ta on Ettevõttele esitanud ning mille Töötlemine toimub nõusoleku alusel, elektrooniliselt üldkasutatavas masinloetavas vormis, ja kui tehniliselt võimalik, edastada need andmed teisele tööandjale (andmete ülekandmise õigus);
10.1.7.  võtta tagasi enda antud nõusolek oma Isikuandmete Töötlemiseks. Nõusoleku tagasivõtmisel ei Töötle Ettevõte enam Kandidaadi Isikuandmeid eesmärgil, mida tehti vastava nõusoleku alusel. Nõusolek kehtib kuni selle tagasi võtmiseni;
10.1.8.  pöörduda igal ajal kaebusega Ettevõtte, Andmekaitse Inspektsiooni (veebileht: www.aki.ee) või pädeva kohtu poole, kui ta leiab, et tema Isikuandmete Töötlemine rikub tema õiguseid ja huve.
10.2.     Kandidaadil on võimalik oma õiguseid rakendada, pöördudes selleks punktis 11 viidatud kontaktidel Ettevõtte poole. Ettevõte vastab esitatud taotlusele viivituseta, kuid mitte hiljem kui 1 kuu jooksul alates taotluse saamisest. Kui enne taotlusele vastamist on vaja selgitada välja täiendavaid asjaolusid, võib Ettevõte vastamise tähtaega pikendada, teavitades sellest eelnevalt Kandidaati.

11.  Vastutavad isikud (Vastutavad töötlejad) ja nende kontaktandmed

11.1.     Kandidaadi Isikuandmete Töötlemise osas on Ettevõte ja  Veho Baltics Grupi emaettevõte Veho Baltics OÜ Kaasvastutavad töötlejad ning Kandidaadi Isikuandmete Töötlemise suhtes seega eraldiseisvalt vastutavad isikud, kuna Veho Baltics Grupil on ühine grupiülene personaliosakond — sellisel viisil Kaasvastutavate töötlejate poolt Isikuandmete Töötlemine on Ettevõtte ja Veho Baltics OÜ kui  Veho Baltics Gruppi kuuluva ettevõtte õigustatud huvides efektiivsema sisekorralduse eesmärgil. Kaasvastutavate töötlejate puhul käesolevates Privaatsustingimustes Ettevõtte poolt Isikuandmete Töötlemist puudutavad sätted kohalduvad lisaks ka Veho Baltics OÜ-le. Juhul, kui Ettevõtteks, kes töötajat otsib, on Veho Baltics OÜ, siis on Veho Baltics OÜ Ettevõttena Kandidaadi Isikuandmete Töötlemise osas iseseisev ja ainus Vastutav töötleja ning Kandidaadi ees Kandidaadi Isikuandmete Töötlemise osas ainuisikuliselt vastutav isik.
11.2.     Vastavalt punktis 11.1. toodud Isikuandmete Töötlemise eest vastutavate ettevõtete kontaktandmed on järgmised:
11.2.1.   Veho Baltics OÜ: registrikood 14809248, aadress Järvevana tee 11, 11314 Tallinn;
11.2.2.  Veho AS: kättesaadavad kodulehel www.veho.ee;
11.2.3.  Silwi Autoehituse AS: kättesaadavad kodulehel www.silwi.com;
11.3.     Kandidaadid võivad Ettevõttega ühendust võtta seoses päringutega ja nõusolekute tühistamisega, lisaks nõuda Isikuandmete Töötlemisel enda õiguste realiseerimist ning esitada kaebuseid Isikuandmete kasutamise kohta.
11.4.     Ettevõttega saab Isikuandmeid puudutavate küsimuste korral ühendust võtta e-posti teel: gdpr@veho.ee.

12.  Privaatsustingimuste kehtivus ja muudatused

12.1.     Ettevõttel on õigus Privaatsustingimusi igal ajal ühepoolselt muuta kooskõlas kohalduva õigusega.
12.2.     Ettevõte teavitab Kandidaati Privaatsustingimuste muutmisest kodulehe kaudu.